Noviembre; el mes de la nómina electrónica para las pequeñas empresas

Noviembre; el mes de la nómina electrónica para las pequeñas empresas

Nómina electrónica DIAN


¿Eres un pequeño empresario y tienes la obligación de implementar la nómina electrónica? pues llegaste al lugar indicado 😊 hoy te explicaremos de qué se trata la nómina electrónica DIAN y los pasos que debes seguir para cumplir con este requisito. ¡Empecemos!

En su carrera por la transformación digital, la DIAN ha establecido que para este 2021 las empresas implementen la nómina electrónica, dando cumplimiento a la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021. Así entonces, si tu empresa o negocio emplea entre 11 hasta 100 personas, deberás realizar la transmisión de los documentos soportes de pago de nómina electrónica, dentro de los diez (10) primeros días del mes de diciembre.

Ahora bien, se ha generado algo de confusión en las fechas puesto que la DIAN modificó el calendario. Por esta razón, si perteneces a este grupo de pequeños empresarios ten claro que la fecha límite que tenías para habilitarte con la DIAN, era el primero de noviembre, mientras que la fecha para la transmisión de los documentos será hasta el próximo 10 de diciembre.

¿Qué es la nómina electrónica DIAN?

Como su nombre lo indica, es un documento digital en el cual se ve reflejado todos los pagos que la empresa realiza en materia de salario, abonos, aportes a pensiones y todo los relacionado con la vinculación laboral de un colaborador (empleado). Esto con el fin de usar ese reporte como costo o deducción al momento de declarar renta.

Este soporte fiscal debe generarse de manera independiente por cada uno de los trabajadores y/o pensionados, informando el valor correspondiente a los gastos mensuales, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

De igual manera, el plazo puede cambiar para aquellas empresas recientemente constituidas, ya que los nuevos negocios tendrán hasta dos meses de plazo para iniciar con el proceso de nómina electrónica. Es decir que si el nuevo negocio realizó el primer pago de nómina en septiembre, tendría hasta noviembre para iniciar con la implementación de la nómina electrónica.

Ten en cuenta que para poder reportar la nómina electrónicamente lo primero que debes hacer es habilitarte en la plataforma de la DIAN. Si tienes algún problema con este paso, puedes visitar el siguiente enlace y te ayudaremos a sacarte de este apuro: Habilitación de Nómina Electrónica

Información y contenido de los documentos soportes

Como todo documento público, los documentos soportes de pago de nómina electrónica deben tener un formato que la DIAN ha dejado establecido en el Artículo 5 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, pero como sabemos que el lenguaje legal puede llegar a ser algo confuso, acá te contamos cómo es el contenido y la información que debe tener.

✔️ El nombre del archivo debe ser: documento soporte de pago de nómina electrónica.

✔️ Nombre y apellido o razón social, incluído el NIT (Número de Identificación Tributaria) de tu empresa o negocio.

✔️ Nombre y apellidos y cédula del empleado a quien corresponde el pago de la nómina.

✔️ Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE), que se obtiene al momento de generar un documento soporte. Este es un código alfanumérico.

✔️ Un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por la persona obligada a generar el documento.

✔️ Valores que percibe el empleado: salario, aportes y deducciones que se le hagan por otros conceptos.

✔️ Valor neto a pagar al empleado que se calcula mediante la resta entre el total devengado y el total de deducciones.

✔️ Fecha y hora en la que se realizó el pago del salario de ese empleado.

✔️ Firma electrónica.

✔️ Nombre o razón social y NIT del proveedor tecnológico,  junto con la identificación del software utilizado para crear el documento soporte. ¡Recuerda que Aliaddo puede ser tu mejor aliado en transformación digital!

Otra información que debes dar es el medio de pago. Tendrás que describir si el pago de la nómina fue hecha a través de transacción bancaria o en efectivo. En caso de haberla realizado por transferencia bancaria, tendrás que señalar: nombre de la entidad, tipo de cuenta y número de cuenta en la que se consignó el salario de cada empleado.

Cuando tengas el documento listo, ya podrás cargarlo al sistema de la DIAN y en ese punto la entidad revisará y validará la información, dando dos posibles  escenarios:

⭕️ La DIAN válida y corrobora que la información es correcta por lo tanto es un proceso satisfactorio y recibirás por parte de la entidad un mensaje con un documento (nómina) nuevo firmado.

⭕️ Si hay algún error o inconsistencia en la información, la DIAN te notificará los errores encontrados para que los corrijas y vuelves a enviar el o los documentos soportes de nómina.

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¿Qué necesitas?

Para poder realizar la nómina electrónica DIAN, vas a necesitar de un software propio o un proveedor tecnológico avalado por la misma entidad. Como sabemos que eres un pequeño empresario y es muy probable que no tengas la capacidad de tener tu propio programa, la mejor opción es contratar un proveedor tecnológico.

Estos proveedores suelen ofrecer planes que pueden acomodarse a tu bolsillo. No obstante, lo más importante es que dicho proveedor esté avalado y autorizado por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales, de lo contrario vas a tener dificultades para transmitir los documentos.

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Cómo identificar un buen software de nómina electrónica

Además de tener la autorización de la Dirección Nacional de Impuestos, un buen software para generar la nómina electrónica DIAN debe ser fácil de usar, esto es fundamental para que cualquier persona autorizada en tu empresa pueda acceder a la información y documentos en todo momento en cualquier lugar.

Para lo anterior, también debe ser un programa que esté en la nube, es decir que solo con un usuario, una contraseña y conexión a internet puedas ingresar a la plataforma a realizar cualquier trámite.

Asimismo, si te permite consultar el histórico de novedades, actualizar los salarios y retiros, imprimir desprendibles de pago y mantener toda la información de tus empleados actualizada, estás contratando el software adecuado.

Pero no solo eso, es fundamental que dentro de las funcionalidades puedas controlar los anticipos, préstamos, viáticos, bonificaciones, comisiones, indemnizaciones, liquidaciones, entre otras cosas como la posibilidad de que tus empleados puedan generar y descargar directamente sus certificados laborales y desprendibles de pago.

Aliaddo, te ofrece esto y mucho más. Si tienes la suerte de contar con nuestro software contable el siguiente paso a paso te servirá para calcular la nómina y así transmitir a la DIAN el documento soporte del pago de nómina electrónica.

✔️Dirigite a: https://app.aliaddo.com/Account/Login?ReturnUrl=%2F e inicia sesión con tu usuario y contraseña.

✔️Deberás ajustar la configuración "inicial rápida" de nuestro software. Esta opción aparecerá al momento que inicies sesión.

✔️Deberás crear los contratos de los empleados que tienes en la empresa. Para hacerlo, dirígete al menú ubicado a la izquierda de la pantalla y en la parte de abajo donde dice CONTRATOS haces clic en Nuevo.

✔️Luego de tener a tus empleados “registrados” en el sistema, podrás gestionar y editar a cada uno de los trabajadores.

✔️Para calcular la nómina, solo tendrás que seleccionar el empleado y cuando te abra la sección de ese trabajador, deberás hacer clic NUEVO. Este botón de color azul, esta ubicado en la parte superior derecha y seleccionas el año, mes y el tipo de nómina que quieres crear.

✔️Al guardar los cambios que realizaste, luego te diriges a consultar; ahí te aparecerán los periodos de nóminas creados, seleccionas el correspondiente al que quieres obtener y le das actualizar (botón morado). Esta actualización tomará dos minutos y pasado ese tiempo ya podrás buscar el o los empleados a los que quieres obtener la información de la nómina.

✔️Al momento de buscar a un trabajador, recuerda seleccionar la casilla y luego haces clic en IMPRIMIR, dejas que cargue la página y vuelves a hacer clic en IMPRIMIR. Ahí aparecerá reflejada toda la información correspondiente al trabajador y su nómina.

Y así de sencillo puedes calcular la nómina de tus empleados con ALIADDO.

¡Si tienes dudas, no dejes de ver el vídeo guía para el cálculo de nómina!